Coordinamento Servizi Informatici Bibliotecari di Ateneo
Università degli Studi di Lecce
Piano Coordinato
delle Università di Catania e Lecce

Coordinamento e gestione del programma operativo
 
           1. Struttura di Gestione del programma
               1.1 Direzione Generale
               1.2 Comitato di Direzione
               1.3 Responsabile di Progetto
               1.4 Responsabile Amministrativo
               1.5 Coordinatori Scientifici
               1.6 Responsabile Iniziativa Edilizia
               1.7 Responsabile di Iniziativa
               1.8 Staff Tecnico Amministrativo
               1.9 Comitato Tecnico Scientifico e di Coordinamento
           2. Procedure per il controllo del Programma
               2.1 Monitoraggio esterno del programma
               2.2 Monitoraggio interno
 

In relazione alla specifica natura delle Iniziative previste nell’Ambito del Progetto Coordinato Catania Lecce è stata progettata una struttura di gestione che sia in grado di garantire , nella maniera più efficiente e snella possibile , il raggiungimento dei risultati previsti in un regime di massima correttezza della prassi amministrativa.
In tal senso, essendo ben definiti gli obiettivi delle singole iniziative, si è evitata la proliferazione di organismi di gestione , individuando invece specifici centri di responsabilità tecnica e amministrativa utili a garantire la snellezza dello sviluppo del Piano e la certezza delle decisioni adottate.
Lo sviluppo e la realizzazione del Piano passa allora attraverso:
1. la costituzione della struttura di gestione
2. la definizione e la formalizzazione delle procedure di controllo tecnico finanziario e amministrativo della realizzazione del Piano e di monitoraggio del raggiungimento dei risultati.

 1. Struttura di Gestione del Programma
La struttura di gestione del Piano è stata definita con l’obiettivo di:
1. mantenere corti i percorsi decisionali;
2. individuare i centri di responsabilità tecnica e amministrativa;
3. garantire la massima partecipazione dei soggetti attuatori delle iniziative allo sviluppo del Piano attraverso un coordinamento generale;
4. assicurare la visibilità del programma e l’assistenza a tutti i partecipanti attraverso la costituzione di uno staff tecnico e amministrativo con funzioni di Project office e di facilitatore di processo.
In relazione a tali obiettivi la struttura si compone di un organismo centrale di Direzione e Coordinamento dell’intero Programma Operativo e di due strutture gemelle, una per Università , deputate alla gestione coordinata delle Iniziative di ciascuna Università.
Lo schema che illustra la struttura è il seguente.

Le funzioni individuate sono dunque le seguenti:
  •  
  • Direzione Generale
  •  
  • Comitato di Direzione
  •  
  • Responsabile di Progetto
  •  
  • Responsabile Amministrativo
  •  
  • Coordinatori Scientifici
  •  
  • Responsabile Iniziativa Edilizia
  •  
  • Responsabile di Iniziativa
  •  
  • Staff Tecnico Amministrativo
  •  
  • Comitato Tecnico Scientifico e di Coordinamento


     1.1 Direzione Generale
    La direzione Generale, composta dai Rettori delle Università di Catania e di Lecce, è l’organismo che esprime la Rappresentanza Legale nella gestione del contratto nei confronti del MURST.
    Tale organismo:
  •  
  • Individua e nomina i membri della struttura di gestione del Programma;
  •  
  • Interfaccia il MURST in tutte le procedure inerenti lo sviluppo del Programma;
  •  
  • Risponde dell’investimento di Programma e dei risultati raggiunti;
  •  
  • Emana le direttive ed i provvedimenti tecnico amministrativi necessari all’avvio e alla gestione del progetto;


     1.2 Comitato di Direzione
    Il Comitato di Direzione è un organismo di coordinamento dell’intero programma ed è composto dai Rettori delle Università di Lecce e di Catania e dai Responsabili di Progetto.
    Il Comitato di Direzione:
  •  
  • approva il Piano generale di avviamento del Programma e le successive modifiche;
  •  
  • approva le eventuali Modifiche al Programma da sottoporre al MURST secondo quanto stabilito al p.to 4) lett e) della del. CIPE del dicembre 1995.
  •  
  • definisce le direttive ed i provvedimenti tecnico amministrativi necessari all’avvio e alla gestione del progetto;
  •  
  • approva tutti i rapporti di avvio, intermedi e finali di programma;
  •  
  • approva le procedure e gli standard necessari alla gestione del progetto;
  •  
  • realizza il raccordo operativo con le iniziative dell’Università di Catania.


     1.3 Responsabile di Progetto
    Sono individuati, tra il personale interno o esterno alle Università: un Responsabile di Progetto per l’Università di Catania, un Responsabile di Progetto per l’Università di Lecce, ciascuno responsabile della realizzazione della parte di Programma Operativo di competenza dell’Università che lo ha indicato.
    Il Responsabile di Progetto (Project manager) risponde alla Direzione Generale della realizzazione del Programma Operativo.
    Ad egli compete la responsabilità del raggiungimento degli obiettivi del Programma Operativo nel rispetto dei tempi e dei costi preventivati. Gli sono attribuite le funzioni di:
  •  
  • definizione dell’assetto operativo della struttura di management;
  •  
  • definizione degli standard e delle procedure di gestione e monitoraggio della realizzazione del Programma - Sistema di reporting;
  •  
  • pianificazione e controllo del Programma Operativo;
  •  
  • organizzazione di un sistema informativo interno di gestione del programma;
  •  
  • coordinamento e integrazione delle varie iniziative;
  •  
  • risoluzione dei conflitti interni attraverso le riunioni del comitato tecnico-scientifico di coordinamento;
  •  
  • verifica e approvazione dei rapporti interni di progetto e delle procedure interne proposte dal Responsabile Amministrativo;
  •  
  • verifica e approvazione delle proposte di modifica del Programma da sottoporre al Comitato di Direzione per l’inoltro al MURST;
  •  
  • verifica e approvazione delle proposte di ripianificazione interna delle attività gestite dai responsabili di iniziativa;


     1.4 Responsabile Amministrativo
    Sono individuati, tra il personale direttivo interno alle Università un Responsabile Amministrativo per l’Università di Catania, un Responsabile Amministrativo per l’Università di Lecce, ciascuno responsabile della gestione amministrativa della parte di Programma Operativo di competenza dell’Università che lo ha indicato.
    Il Responsabile Amministrativo risponde al Responsabile di Progetto e alla Direzione Generale della correttezza dei procedimenti amministrativi attivati ai fini della Realizzazione del Programma Operativo.
    Ad egli compete la responsabilità del rispetto delle leggi nazionali e comunitarie e dei regolamenti interni nell’esecuzione dei procedimenti amministrativi attivati nell’ambito del Programma.
    Gli sono attribuite le funzioni di:
  •  
  • definizione, in collaborazione con il Responsabile di Progetto, degli standard di natura amministrativa da adottare nella gestione del programma e nel sistema di reporting;
  •  
  • monitoraggio amministrativo ed economico finanziario della realizzazione del progetto;
  •  
  • predisposizione ed integrazione con gli atti di natura tecnica, dei capitolati di gara, degli schemi di contratto e di quanto necessario per lo svolgimento del programma;
  •  
  • verifica e approvazione degli atti amministrativi predisposti dai responsabili di iniziativa o dallo staff tecnico amministrativo;
  •  
  • predisposizione di tutti gli atti e provvedimenti di natura amministrativa necessari alle attività del programma e che non possono essere predisposti dai responsabili di iniziativa;
  •  
  • predisposizione degli atti e provvedimenti connessi con la gestione del finanziamento da parte del MURST.


     1.5 Coordinatori Scientifici
    Il Coordinatore Scientifico è una funzione di staff al Responsabile di Progetto con il compito di gestire la integrazione degli risultati delle varie iniziative ed il coordinamento tra le stesse.
    Gli competono le funzioni di:
  •  
  • coordinamento e monitoraggio tecnico-scientifico delle varie iniziative;
  •  
  • definizione di proposte per il superamento di criticità o per il miglioramento della pianificazione tecnica;


     1.6 Responsabile Iniziativa Edilizia
    Il Responsabili dell’iniziativa edilizia è individuato nel dirigente del settore tecnico di ciascuna Università;
    Ad egli compete la responsabilità dell’attivazione di tutti i procedimenti di natura tecnico amministrativa connessi con la realizzazione e gestione degli interventi di natura edilizia.


     1.7 Responsabile di Iniziativa
    Per ogni iniziativa prevista nel Programma , la Direzione Generale individua un responsabile di Iniziativa.
    Egli risponde al Responsabile di Progetto in merito al raggiungimento degli obiettivi dell’Iniziativa stessa nei tempi e nei costi pianificati.
    Il Responsabile di Iniziativa:
    1. Costituisce ed organizza le risorse necessarie allo svolgimento delle attività pianificate;
    2. Propone al Responsabile di Progetto variazioni e modifiche alla pianificazione;
    3. Produce i rapporti relativi allo stato di avanzamento dei lavori e le rendicontazioni tecnico economiche necessarie;
    4. Attiva gli strumenti tecnici necessari all’espletamento delle gare per l’acquisizione di beni e servizi e per la formazione dei contratti;
    5. Predispone gli atti di propria competenza nell’ambito dei procedimenti amministrativi attivati;
    6. Collabora con il coordinatore scientifico al fine di integrare i risultati e le attività della propria iniziativa con quegli delle altre Iniziative previste nel Programma.


     1.8 Staff Tecnico Amministrativo
    Lo staff tecnico-amministrativo ha lo scopo di assistere il Responsabile di Progetto , il Coordinatore Scientifico, il Coordinatore degli interventi edilizi e il Responsabile Amministrativo nella gestione del programma;
    In particolare lo staff sarà costituito da personale interno con elevata qualificazione professionale , eventualmente integrato da apporti esterni, il quale avrà il compito di:
    1. Monitorare lo sviluppo , tecnico, economico e finanziario del programma in relazione alla pianificazione già approvata dal Responsabile di Progetto;
    2. Curare la gestione del budget di programma e la pianificazione delle risorse finanziarie;
    3. Segnalare situazioni anomale o di rischio al fine di attivare le necessarie azioni correttive;
    4. Proporre scenari di ripianificazione delle attività a breve e medio termine al fine di risolvere situazioni anomale o rendere più efficiente lo sviluppo del programma;
    5. Assistere i responsabili di Iniziativa nella redazione dei rapporti di progetto e nell’avviamento dei procedimenti amministrativi connessi con la realizzazione del programma;
    6. Verificare costantemente il rispetto degli standard procedurali e di documentazione definiti per lo sviluppo del programma;
    7. Proporre modifiche agli standard adottati o nuovi strumenti utili ad agevolare lo sviluppo del programma;
    8. Manutenere e gestire l’Archivio di Progetto;
    9. Svolgere funzioni di segreteria nelle riunioni della Direzione Generale, del Comitato di Direzione e del Comitato Tecnico-Scientifico e di Coordinamento.


     1.9 Comitato Tecnico Scientifico e di Coordinamento
    Il Comitato Tecnico Scientifico di Coordinamento è composto da:
    1. Il Responsabile di Progetto con funzioni di presidente;
    2. Il Responsabile Amministrativo;
    3. Il Coordinatore scientifico;
    4. I Responsabili di Iniziativa;
    5. Il Responsabile dell’Iniziativa Edilizia.
    Il Comitato rappresenta il momento di confronto e valutazione congiunta sullo sviluppo del Programma Operativo.
    Esso ha lo scopo di consentire una verifica continua dello stato di avanzamento del programma in maniera partecipata e condivisa da tutti gli attori coinvolti nella sua realizzazione.
    Il comitato ha funzioni propositive e consultive nei confronti del Responsabile di Progetto in materia di:
  •  
  • Modalità di coordinamento ed integrazione delle iniziative previste nel programma;
  •  
  • Modifiche e rimodulazione della pianificazione interna di ogni singola Iniziativa o dell'Intero Programma;
  •  
  • Verifica e discussione dei rapporti di programma;
  •  
  • Modifica delle procedure interne e degli standard di documentazione adottati nell’ambito del progetto.


     2. Procedure per il controllo del Programma
    Al fine di tracciare lo sviluppo dell’intero programma e di consentirne il monitoraggio da parte del MURST ,così come previsto anche nella delibera CIPE del dic. 95, si propone di adottare un sistema di rendicontazione delle attività svolte e dei risultati raggiunti basato su un insieme strutturato di rapporti (sistema di reporting).
    Di seguito si illustrano le modalità che si intendono adottare per consentire sia il Monitoraggio Esterno da parte del MURST che quello interno , orientato alla struttura di gestione del Programma Operativo.


     2.1 Monitoraggio esterno del programma
    Per consentire il monitoraggio esterno del programma da parte del MURST si propone di adottare un sistema di reporting basato su tre tipologie di rapporti:
  •  
  • Il Rapporto di avvio del Programma Operativo
  •  
  • I Rapporti periodici di avanzamento
  •  
  • Il Rapporto conclusivo
    Questi documenti hanno lo scopo di mantenere coerente e chiaro, nel corso dei 48 mesi di sviluppo del Programma Operativo, il percorso effettuato dalla prima pianificazione sino alla conclusione del programma.
    Essi saranno redatti in conformità ad uno standard di formato che sarà definito nelle prime fasi di avvio del programma e di costituzione della struttura di gestione.


     2.2 Monitoraggio interno
    L'Intera esecuzione del Programma Operativo sarà costantemente monitorata dal Responsabile di Progetto coadiuvato dallo Staff Tecnico-Amministrativo di progetto.
    A tal fine sarà attivato un sistema di reporting interno strutturato secondo le linee guida e le procedure già individuate per i rapporti esterni e precedentemente descritto.
    Il sistema sarà arricchito da sintetici rapporti bimestrali che i responsabili di iniziativa dovranno produrre al Responsabile di Progetto. Tali rapporti conterranno un insieme di indicatori fisici relativi allo stato di attuazione dell'Iniziativa.
    Congiuntamente ai rapporti interni sarà utilizzato lo strumento delle sessioni di valutazione periodiche dei risultati raggiunti.
    In particolare , oltre alle usuali esigenze di gestione, sarà pianificato un calendario di riunioni periodiche su base semestrale del Comitato Tecnico Scientifico e di Coordinamento al fine di effettuare una valutazione congiunta dello stato di avanzamento del Programma. I rapporti periodici semestrali saranno alla base delle riunioni del comitato.
    Tutte le riunioni di Programma saranno documentate da appositi verbali (meeting report ) che saranno acquisiti alla documentazione di Programma e se necessario divulgati a tutti i componenti della struttura di gestione.


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